Vilepuhumine
Vilepuhumiskanali kaudu julgustame teatama kõikidest rikkumistest, mis võivad olla MAXIMA Eesti OÜ (edaspidi Ettevõte) jaoks asjakohased. Teie esitatud teave võib aidata teha õigeaegseid otsuseid, mis võivad vähendada kahju MAXIMA Eesti OÜ töötajatele, teistele isikutele või MAXIMA Eesti OÜ-le endale. Oleme tänulikud teie abi eest ausa ja vastutustundliku ettevõtluskeskkonna säilitamisel.
Teie julgus ja ausus on kõrgelt hinnatud ja kinnitame teile, et teie konfidentsiaalsus on meie prioriteet. Kõiki Vilepuhumiskanalile tehtud teateid (edaspidi rikkumisteade) käsitletakse äärmiselt diskreetselt ja neid töödeldakse rangelt konfidentsiaalselt.
Kui rikkumisteade puudutab Maxima grupi ettevõtet, esitage see konkreetse ettevõtte rikkumisest teavitamise kanali kaudu, mis on loetletud MAXIMA GRUPĖ, UAB veebilehel[1].
1. Millistest rikkumistest soovitame teatada?
Julgustame teatama igast väärkäitumisest, mis võib kahjustada Ettevõtet või selle grupiettevõtteid, sealhulgas, kuid mitte ainult:
Korruptsiooniga seotud tegevused: altkäemaks, pettused, huvide konfliktid, Ettevõtte korruptsioonivastase poliitika rikkumised.
Ärieetika koodeksi rikkumised: diskrimineerimine, seksuaalne ahistamine, kiusamine või muud asjakohaste poliitikate rikkumised.
Tervise ja ohutuse nõuete rikkumised: tööohutuse, tuleohutuse või tervise- ja ohutusreeglite rikkumised.
Keskkonna rikkumised: tegevused, mis põhjustavad keskkonnakahju või rikuvad keskkonnakaitseseadusi või standardeid.
Äripartnerite väärkäitumine: pettus, lepingurikkumine või tarnijate eetikakoodeksi järgimata jätmine.
Mittevastavus: isikuandmetega seotud rikkumised, konkurentsivastane käitumine, infoturbenõuete rikkumised või konfidentsiaalse teabe väärkasutamine.
Muud õigusrikkumised: mis tahes kehtivate seaduste või määruste rikkumised, sealhulgas tarbijakaitse, privaatsuse, rahvatervise või loomade heaolu seaduste rikkumised.
See loetelu ei ole ammendav ning kõikidest väärkäitumistest või ebaeetilistest tegevustest tuleks teatada.
2. Kuidas teavitada?
Rikkumisteateid saab esitada Ettevõtte vilepuhumise kanalite kaudu:
- E-post: report@maxima.ee
- Post: MAXIMA Eesti OÜ, Juriidiline osakond, Aiandi tn 13/2, Tallinn, 12918 Eesti
Rikkumisteade on konfidentsiaalne ja ümbrikku ei tohi avada selleks volitamata isikud.
Kui rikkumisteade sisaldab eriliigilisi isikuandmeid (näiteks andmed, millest selgub rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused, ametiühingusse kuulumine, geneetilised andmed, biomeetrilised andmed isiku üheselt identifitseerimiseks, terviseandmed või andmed isiku seksuaalelu või seksuaalse sättumuse kohta), tuleb andmed võimaluse korral krüpteerida DigiDoc[2] tarkvara abil. Kui teavitaja ei oska või ei saa kasutada DigiDoci, võib rikkumisteate saata ka ilma krüpteerimata; krüpteerimine tagab siiski, et tehniliselt ei pääse sisule ligi keegi peale adressaadi. Krüpteeritud kaust (aruanne ja tõendid) tuleb adresseerida õigusosakonna juhatajale või ettevõtte juhatuse liikmele. Volitatud adressaadi isikukoodi ja täisnime saamiseks palume saata taotlus aadressil report@maxima.ee. Juhatuse liikme andmed on kättesaadavad e-äriregistri kaudu.
3. Konfidentsiaalsus ja anonüümsus
Ettevõte tagab kõikide rikkumisteadete konfidentsiaalsuse ning kaitseb vilepuhujate identiteeti nii palju kui võimalik. Anonüümsust säilitatakse, välja arvatud juhul, kui õigusaktidest tulenevad kohustused või süüdistatava õigused nõuavad avalikustamist.
4. Vilepuhuja kaitse
Ettevõte keelab igasuguse kättemaksu vilepuhujate vastu, sealhulgas vallandamise, diskrimineerimise või muu kahjuliku tegevuse. Vilepuhujatele ei anta aga immuniteeti nende enda osaluse eest teavitatud väärkäitumises.
5. Uurimismenetlus
Kui Ettevõte saab teate väärkäitumise kohta, hinnatakse rikkumisteavet ja vajaduse korral viiakse läbi sõltumatu uurimine. Uurimine viiakse läbi sõltumatult, kiirelt ja konfidentsiaalselt, kaitstes asjaosalisi isikuid ning tagades, et uurimine ei takerduks mingil viisil. Tagasiside uurimise kohta antakse vilepuhujale kolme kuu jooksul või põhjendatud juhtudel kuue kuu jooksul pärast teate kättesaamist, välja arvatud juhul, kui see ohustaks konfidentsiaalsust.
Kui rikkumisteade on seotud toiduohutusega, otsustab kvaliteedikontrolli ja protsesside juhtimise osakonna juhataja, kas jätkata hindamist või uurimist, konsulteerides vajaduse korral teiste osakondadega. Kaupu ja teenuseid puudutavad kliendikaebused edastatakse klienditeeninduse juhile käsitlemiseks ja lahendamiseks. Kõigi muude küsimuste puhul viib esialgse hindamise läbi õigusosakonna juhataja (või õigusosakonna volitatud jurist, kui ei esine huvide konflikti). Kui ettevõte leiab, et jätkamiseks ei ole alust (nt kui rikkumisteade on ilmselgelt põhjendamatu või ei ole seotud Ettevõtte tegevusega), võidakse Vilepuhujat teavitada sellisest tulemusest, võttes arvesse konfidentsiaalsuskaalutlust.
Kui teabe hindamisel selgub, et võimalik rikkumine on seotud Maxima grupi ettevõttega ja sellist rikkumisteadet uuritakse tõhusamalt vastavas ettevõttes, jätab Ettevõte endale õiguse edastada rikkumisteade edasiseks uurimiseks vastava grupiettevõtte vastutavale isikule, kui see ei ohusta vilepuhujat.
Kui rikkumisteate kättesaamisel leitakse, et see ei kuulu Ettevõtte pädevusse, tuleb rikkumisteade viivitamatult, kuid mitte hiljem kui viienda tööpäeva jooksul pärast kättesaamist, edastada pädevale asutusele. Edastamisest tuleb vilepuhujat teavitada, välja arvatud juhul, kui vilepuhuja on kinnituse andmise selgesõnaliselt keelanud või kui on põhjust arvata, et see ohustaks vilepuhuja konfidentsiaalsust. Ettevõte kohustub võtma kõiki rikkumisteadete ja informatsiooni avalikustamisi tõsiselt ning vajaduse korral alustama asjakohaste asjaolude sisemist uurimist.
Ettevõte võtab vajalikud meetmed väärkäitumise (igasuguse ebaseadusliku, sobimatu või ebaeetilise käitumise) uurimiseks, kõrvaldamiseks ja ennetamiseks ning võtab vajaduse korral vastavad järelmeetmed või edastab teate pädevale asutusele töötlemiseks. Tagasiside järelmeetmete rakendamise kohta antakse vilepuhujale võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui kolme kuu jooksul pärast rikkumisteate kättesaamist või põhjendatud juhtudel kuue kuu jooksul pärast rikkumisteate kättesaamist. Tagasisidet ei ole vaja anda, kui vilepuhuja on selle andmise selgesõnaliselt keelanud või kui on põhjust arvata, et tagasiside andmine võiks ohustada vilepuhuja konfidentsiaalsust.
Ettevõte annab vilepuhujale tagasisidet uurimise lõpptulemuste kohta, välja arvatud juhul, kui vilepuhuja on sellise tagasiside selgesõnaliselt keelanud või kui on põhjust arvata, et tagasiside andmine võiks ohustada vilepuhuja konfidentsiaalsust.
Kui rikkumisteate alusel algatatakse kriminaalmenetlus või väärteomenetlus, tagatakse teatamise fakti konfidentsiaalsus vastavalt kriminaalmenetluse või väärteomenetluse seadustiku sätetele.
6. Valeandmete esitamine
Vilepuhujad peavad tagama esitatud teabe tõelevastavuse. Ettevõte võib võtta õiguslikke meetmeid isikute vastu, kes esitavad tahtlikult vale- või eksitavat teavet. Siiski, kui vilepuhuja usub põhjendatult, et teave on teatamise ajal tõene, ei loeta seda valeks ega eksitavaks, isegi kui hilisemad järeldused näitavad, et teave on vale.
7. Andmekaitse
Vilepuhumise teadetega seotud isikuandmeid töödeldakse kooskõlas Euroopa Liidu (EL) määrusega 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus, edaspidi GDPR) ja Ettevõtte privaatsuspoliitikaga. Vilepuhumise ja sellega seotud toimingutega seotud isikuandmeid töödeldakse vastavalt GDPR-ile ja isikuandmete kaitse seadusele, arvestades Vilepuhumisega seotud konkreetseid nõudeid.
8. Seaduse järgimine
Poliitika järgib Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadust, tagades vilepuhujate kaitse Eesti ja Euroopa Liidu õigusaktide alusel.
Lisateabe saamiseks vilepuhujate kaitse ja kohaldatava seadusandluse kohta külastage Riigi Teataja lehte: Tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadus.
[1] https://www.maximagrupe.eu/trust-line/
[2] DigiDoc tarkvara on Eesti elektrooniline dokumendihaldussüsteem, mille on välja töötanud Riigi Infosüsteemi Amet (RIA). DigiDoc tarkvara saab tasuta alla laadida järgmiselt veebisaidilt: Avaleht - ID.ee